Wir haben eine Excell Tabelle (genau genommen ist es einen Libre Office Datei weil vielleicht nicht jeder Excell installiert hat, sie funktioniert aber auch mit Excell (2018Sep22 funktioniert nicht mit Excell; müssen neue Excell Datei erstellen)) erstellt, die vor der eigentlichen Umstellung mit Daten gefüttert werden muss.
Wo möglich lesen wir eine vorhandene Active Directory und einen Exchange Server aus und füllen einen Teil der Daten vorab.
Schulen ohne Active Directory müssen die Daten leider von Hand ausfüllen.
Schulen, die schon edoo.sys verwenden, können ggf. auf einen Export zurückgreifen. Das haben wir aber noch nicht getestet, weil das Szenario noch nicht akut war.

Diese Übersicht sollte ca. eine Woche vor dem Umzug fertig sein.

Wenn Sie mit der Datei nicht zurecht kommen, machen Sie sich keine Sorgen! Erstens werden wir Sie bei der Erstellung unterstützen und zweitens werden wir kontinuierlich an der Dokumentation arbeiten.

Die Datei finden Sie hier: https://seafile.servator.de/f/d4a59d72a6/?raw=1

Sollten Sie keine Möglichkeit haben, die Datei zu bearbeiten, richten wir Sie schnell auf dem Testsystem ein. Dort ist Libre Office installiert.

Wir werden im ersten Schritt anhand der obigen Datei den Import der Benutzer und der Struktur durchführen.
Anschließend werden wir das Gerät auf dem bisher die Daten abgelegt waren, abholen und in das RZ verfrachten. Abhängig davon, welche Wahl Sie trafen, ob also der Server später noch zu Recherchezwecken im Zugriff sein soll oder ob das Gerät archiviert wird, wir der Server virtualisiert oder nur die Daten kopiert.

Wichtig: Am physischen Gerät ändern wir bis auf Kleinigkeiten die nicht die Funktion beeinflussen, nichts. Genau so wie wir an den bisherigen Rechnern im Verwaltungsnetz nichts ändern. Das ist unsere zweite Verteidigungslinie im Fall das etwas schief geht und die Migration scheitert.

Hier liegt der Fall einfach: Wir kopieren den Inhalt der Exchange Postfächer auf den Exchange Server er virtuellen Schulverwaltung und sind fertig.

Hier ist schon etwas mehr zu tun.
Die Nutzer müssen sich recht zeitnah in der virtuellen Schulverwaltung über Outlook! mit dem Postfach verbinden. Das ist später dann nicht mehr möglich. Wir werden die Option später sperren, da nur nur dienstliche Mails hier gespeichert werden sollen und die Option einige Kollegen dazu verleiten könnte, sich noch ein privates Postfach zu installieren…
Bei Start des Outlook Client sieht man dann beide Postfächer und kopiert die Daten vom alten Konto auf den Exchange der VirtSV. Dazu werden wir eine Anleitung schreiben, die die obige Vorgehensweise schrittweise erklärt.

Für diejenigen, die sich das nicht zutrauen, kann die Tätigkeit auch von uns übernommen werden.

Es ist darauf zu achten, dass diese Umstellung zeitnah erfolgt. Ggf. wird die Domain vom bisherigen Anbieter zu uns umgezogen und dann wird der alte Anbieter nach einer gewissen Karenzzeit alle Daten löschen.

Im Fall der Verwendung von imap wird die E-Mail Struktur am Mailserver mit der des Outlook synchronisiert. Aber nur diese! Kalender und Kontakte nicht!
Sollten Kalender und Kontakte nicht gepflegt sein, können Sie das Postfach nach obigen Beispiel „E-Mail Migration bei Verwendung eines Webmail Clints“ importieren. Falls doch, lesen Sie bitte bei „Outlook Client ist über pop3 mit dem Server verbunden“ weiter.

Das ist jetzt das komplizierteste aller denkbaren Szenarien.
Hier müssen Sie zunächst darauf warten, dass Sie von uns die Meldung bekommen, dass der Mailverkehr auf die virtuelle Schulverwaltung übergeleitet wurde. Damit steht fest, dass keine neuen Nachrichten auf das alte Postfach mehr geschickt werden. Das ist ca. zweit Tage nach der Änderung des mxrecords der Fall.

Am einfachsten ist es jetzt, wenn Sie in Ihrem lokalen Profil die Outlook PST Datei finden und diese in die VirtSV kopieren.
Anschließend können Sie die Datei in Outlook öffnen und die Mailstrukturen, Kalender und Kontaktdaten in das Exchange Konto kopieren.

Sollte Ihre PST Datei größer als 500 MB sein, prüfen Sie bitte vorher, ob die gelöschten Objekte auch wirklich gelöscht sind und nicht nur in einen andern Exchange Ordner verschoben.

Nachdem alle Daten dann in Exchange vorhanden sind, können Sie die Datei wieder aushängen und löschen.

Sollte die Datei archiviert werden sollen, geben Sie und bitte Bescheid! Da diese Datei nur lokal vorhanden war, ist sie unter Umständen nicht auf der Sicherung des Schulservers vorhanden. Das müsste dann von uns sichergestellt werden.

Im Prinzip wie in einem der obigen Szenarien beschrieben. Achten Sie bitte darauf, den Vertrag erst zu kündigen, wenn:

• Alle Daten auf den neuen Server umgezogen sind
• Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen an alle ihre Ansprechpartner unter Verwendung des neuen Kontos eine Nachricht gesendet haben, dass die Mail Adresse sich jetzt ändert

Erfahrungsgemäß sollte man die alte Domain noch ca ein halbes Jahr lang abfragen und sollte doch eine Mail ankommen, kann man den Absender nochmals explizit ansprechen.