Dies ist eine alte Version des Dokuments!
Vom (richtigen?) Umgang mit E-Mails
Das ist leider wieder ein Artikel aus der Serie „Datenschutz und ich“ dessen Essenz ist, dass Sie Ihre bisherige Vorgehensweise in Teilen ändern müssen:
Bisher handhaben die meisten von uns E-Mail so, dass wir den oder die Empfänger einer E-Mail in das „An:“ oder das „CC:“ Feld setzen. „CC:“ wird meist in dem Zusammenhang genutzt „Zur Info, musst aber selbst nichts machen“, eine Unsitte mit der man meint, Entscheidungsprozesse demokratisieren zu können… Aber das ist ein anderes Thema.
Jetzt kommt das neue Datenschutzgesetz und baut hier Hürden auf. E-Mail Adressen, so fern sie keine dienstlichen d.h. von der Schule zur Verfügung gestellten Mailadressen sind, unterliegen dem Datenschutz und dürfen nur nach vorhergehender Einverständniserklärung fremden dritten bekannt gemacht werden.
Das könnte das im konkreten Fall so aussehen, dass Sie bei der konstituierenden Sitzung einen Erfassungsbogen und ein Merkblatt mit Belehrungen zum Datenschutz verteilen und diejenigen, die Ihre Daten hinterlassen, sich mit der Speicherung, Verarbeitung und ggf. auch Nennung einverstanden erklären. Jeweils mit Opt-In Feldern! Ggf. werden wir zu einem späteren Zeitpunkt ein solches Musterformular vorlegen.
Diese Erklärung müssen Sie für die Bestandsdaten vor den 25.05 von den Benutzern einholen oder wir müssen Ihnen dringend raten, von der Verwendung der E-Mail Adressen im „An:“ und im „CC:“ Feld Abstand zu nehmen!
Eine Alternative wäre, die Adressen in das „BCC:“ zu setzten. Das wäre auch der von uns präferierte Weg. Es erspart Ihnen zwar nicht, sich die Verwendung der E-Mail Adresse bestätigen zu lassen, aber das Feld mit der Freigabe für die Weitergabe an Dritte entfällt.
Ein anderer Weg wäre die Erstellung und Pflege eines E-Mail-Verteilers.
Wichtig ist, dass dies alles dokumentiert und idealerweise in einem Fachverfahren festgelegt wird. Weil spätestens beim Ausscheiden aus einer Funktion müssen Sie die personenbezogenen Daten löschen und dann wird es wichtig das Sie wissen, wo überall personenbezogene Daten gespeichert sind!